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Título
Text copied to clipboard!Jefe de Secretaría
Descripción
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Estamos buscando un Jefe de Secretaría altamente organizado y proactivo para liderar y coordinar las actividades administrativas dentro de nuestra organización. Esta posición es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de los procesos internos, la gestión documental y la comunicación efectiva entre departamentos. El candidato ideal debe tener experiencia previa en funciones administrativas, habilidades de liderazgo y una excelente capacidad de comunicación escrita y verbal.
El Jefe de Secretaría será responsable de supervisar al personal administrativo, establecer procedimientos eficientes, asegurar el cumplimiento de políticas internas y actuar como enlace entre la dirección y el resto del equipo. Además, deberá manejar información confidencial con discreción, coordinar agendas, preparar informes y asistir en la planificación de reuniones y eventos corporativos.
Este rol requiere una persona con gran atención al detalle, habilidades organizativas excepcionales y la capacidad de trabajar bajo presión. Se valorará el conocimiento en herramientas ofimáticas, sistemas de gestión documental y experiencia en entornos corporativos o institucionales. El Jefe de Secretaría también deberá fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y eficiente, promoviendo la mejora continua de los procesos administrativos.
Si eres una persona comprometida, con vocación de servicio y capacidad para liderar equipos administrativos, te invitamos a postularte para formar parte de nuestro equipo.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Supervisar y coordinar al personal administrativo.
- Gestionar la correspondencia interna y externa.
- Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
- Preparar informes, actas y documentos oficiales.
- Coordinar agendas y reuniones de la dirección.
- Asegurar el cumplimiento de procedimientos administrativos.
- Actuar como enlace entre departamentos y la dirección.
- Gestionar la logística de eventos y reuniones.
- Controlar el inventario de suministros de oficina.
- Implementar mejoras en los procesos administrativos.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en Administración, Secretariado o afines.
- Experiencia mínima de 3 años en funciones similares.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Dominio de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).
- Capacidad de liderazgo y gestión de equipos.
- Organización y atención al detalle.
- Discreción y manejo de información confidencial.
- Habilidad para trabajar bajo presión.
- Conocimiento en gestión documental.
- Proactividad y orientación a resultados.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuántos años de experiencia tiene en funciones administrativas?
- ¿Ha liderado equipos administrativos anteriormente?
- ¿Qué herramientas ofimáticas domina?
- ¿Cómo maneja la información confidencial?
- ¿Está familiarizado con sistemas de gestión documental?
- ¿Cómo organiza su jornada laboral para cumplir con múltiples tareas?
- ¿Ha trabajado en entornos corporativos o institucionales?
- ¿Qué estrategias utiliza para mejorar procesos administrativos?
- ¿Está dispuesto a asumir responsabilidades adicionales?
- ¿Cuál ha sido su mayor logro en un puesto similar?
